標書的詳細制作流程是什么？
來源：jinyuanjiafang.cn | 更新時間：2019/9/23 11:08:21有些公司在制作標書和購買標書時，由于沒有注意相關(guān)的具體流程。所以，昆明標書制作，在投標時失去了資格。下面，就和小編一起來看看制作標書和購買標書時的具體流程是什么吧？
買標書流程
公司內(nèi)：購買招標文件——→上遞標書購買申請單——→總經(jīng)理簽字批準——→下?lián)苜徺I招標文件資金。
招標單位：到招標單位報名登記——→按招標公告的要求填寫并提供相關(guān)資料——→領(lǐng)取收費通知單——→按照《招標計劃和招標文件》對應(yīng)包號金額到招標單位財務(wù)部繳納標書費用——→領(lǐng)取發(fā)票——→反饋收費通知單和發(fā)票到招標單位登記——→在信息網(wǎng)上下載標書
按招標公告的要求把所需的資料裝訂成冊后,在招標公告規(guī)定的時間和地點前去報名,購買招標文件.
注: 購買招標文件/預(yù)審文件時，如果招標代理機構(gòu)同時提供文件的電子版 那最好隨身攜帶U盤. 這樣可為日后投標文件的制作節(jié)省不少時間.
總體來說,一個項目大致可以分為以下幾個階段: 獲取招標公告、投標報名、外地企業(yè)進市備案、資格預(yù)審(資格候?qū)?、甲方考察、組織投標、正式投標等。
一、獲取招標公告
及時獲取本行業(yè)相關(guān)項目的招標信息最為常見的途徑就是招標公告,因此應(yīng)密切關(guān)注招標信息的發(fā)布。
在取得招標公告之后,我們最好積極與業(yè)主或招標代理機構(gòu)建立聯(lián)系,了解業(yè)主或建設(shè)單位制定的項目的詳細要求,包括:招標項目概況、招標對象、招標說明、技術(shù)方面的要求和對工作的特殊要求等. 以便在編制投標文件時準確響應(yīng)或著重加以說明.
二、報名
取得招標公告后,首先應(yīng)該仔細閱讀招標公告,找出報名的截至日期、招標文件的售價、報名的具體時間和地點尤其是報名時要求攜帶的證件(通常會有:公司的營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、授權(quán)書等)
* 注意查看是否要求我們投標者提供這些證件的原件
三、資格預(yù)審
資格預(yù)審和投標報名基本相差無幾,往往需要準備一些資質(zhì)、證書等材料(如:授權(quán)書、公司營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等.由于每個項目詳情不一,所以以招標公告的要求為準)
*注意查看是否要求我們提供這些證件的原件.
按照要求把所需資料裝訂成冊后,被授權(quán)人攜帶有效證件將資格預(yù)審資料遞交至規(guī)定地點.
資格預(yù)審關(guān)乎我們是否有資格進入最終投標環(huán)節(jié)，所以對資格預(yù)審應(yīng)該格外注意。
四、制作標書
招標文件
招標文件是招標企業(yè)的行動指南，也是投標企業(yè)須遵循的規(guī)則。
1.招標文件一般包括的內(nèi)容
招標文件主要內(nèi)容可分為三大部分：程序條款、技術(shù)條款和商務(wù)條款。
主要包含下列幾項內(nèi)容：
招標邀請函；
投標人須知；
招標項目的技術(shù)要求及附件；
技術(shù)標準、規(guī)范；
投標文件格式；
投標企業(yè)資格文件；
投標保證文件；
合同
其中:
⑴ 投標人須知
投標人須知是招標人向投標者告之關(guān)于投標的注意事項，使投標者清楚的了解投標的注意事項，投標須知中通常包含以下內(nèi)容：項目名稱、業(yè)主名稱、資金來源、招標代理機構(gòu)的名稱、聯(lián)系人及聯(lián)系方式、投標文件份數(shù)、投標報價方式、投標地址、截標日期、投標有效期等主要內(nèi)容。
⑵ 投標人資格文件
在招投標過程中,一般業(yè)主都會對投標人做出一些要求,不能達到這些要求的則被視為沒有投標資格. 這些要求通常是針對投標人的公司規(guī)模、資質(zhì)、業(yè)績等方面來提出的.
⑶ 投標保證文件：是投標有效的必要文件。保證文件一般采用三種形式：支票、投標保證金和銀行保函。
投標保函由銀行開具，是借助銀行信譽投標。
若在投標有效期內(nèi)放棄投標或拒簽合同，則招標公司有權(quán)沒收保證金以彌補招標過程蒙受的損失。
(4)另外,招標文件中還主要包括以下內(nèi)容:投標要求、投標報價說明、投標文件的編制、投標文件的遞交、投標文件的密封和裝訂、開標、評標、合同的主要條款等等.
2. 正因為業(yè)主的需求是完全從招標文件中體現(xiàn)的，所以能否真正把握業(yè)主的需求，招標文件是最直接的途徑。
一本合格的投標文件可以是各個投標書模塊的簡單集合，但一本優(yōu)秀的標書應(yīng)是完備、專業(yè)和具有個性化的。完全針對業(yè)主需求提出方案并幫助業(yè)主解決問題的標書才是最完美的標書。
投標文件
在上面已經(jīng)簡單的介紹了投標文件的重要性,在此不再重復(fù),下面就投標文件的制作著重說明.
制作投標文件的前期準備工作
1. 拿到招標文件后就要仔細閱讀招標文件,確保招標文件的每一頁甚至是每一行中的每個字都要看到.一本招標文件應(yīng)仔細的反復(fù)閱讀,要保證無漏項并能正確的理解招標文件的內(nèi)容及要求.
2. 在看完招標文件后要及時找出其中的問題,如:明確了解投標文件的截止日期、招標代理機構(gòu)的名稱聯(lián)系人及聯(lián)系方式、投標文件遞交的時間和地點、投標保證金的金額、投標保證金的遞交形式(銀行支票、匯票、現(xiàn)金還是其它?)、投標文件份數(shù)、投標報價方式、預(yù)算編制中應(yīng)注意的事項、技術(shù)部分中是否有特殊的要求、需要的資質(zhì)及是否需要這些資質(zhì)的原件、開標時的出席人、是否需要項目經(jīng)理同時出席等等事項都應(yīng)熟記于心.招標文件中若規(guī)定投標文件中所提供的證件須為彩色掃描輸出件 ,在做標書時就絕對不會插進黑白的復(fù)印件.
3.上述準備工作完成后確定制作投標文件的時間表.
這一點相當?shù)闹匾?如果各部分時間段制定的不合理,那就會產(chǎn)生一系列的不良后果,而這些不良后果的出現(xiàn)很可能導(dǎo)致整個投標項目的失敗.因為在劃分的每個時間段中時間過緊會使前期的準備工作不充分,所做的標書自然會有所欠缺.
投標文件的具體制作
1. 投標文件的制作流程:
投標文件的制作流程如下:
拿到招標文件后(含圖紙),仔細閱讀并找出注意事項，是否需要答疑，仔細閱讀后拆分招標文件,各部門按照招標文件的內(nèi)容及完成時間做出明確的規(guī)定商務(wù)、技術(shù)文件的制作由辦公室具體負責(zé),但預(yù)算與辦公室應(yīng)相輔相成，保持投標文件的一致預(yù)算部分的編制應(yīng)嚴格按照招標文件中對投標文件的格式、順序及各種要求制作，整合商務(wù)、技術(shù)文件和預(yù)算文件,并找出問題及不足之處,及時修改調(diào)整報價，最后在非標書制作人審閱后,按照招標文件的要求裝訂、密封。
簡述:投標文件基本上由商務(wù)標和技術(shù)標兩部分組成,這兩部分內(nèi)容相輔相成,在投標文件中所起的作用同等重要。
其中:
1.商務(wù)標
注: 具體內(nèi)容視招標文件而定,每個招標文件之間雖有相同之處,但也存在著一定的差異。
2.技術(shù)標
技術(shù)標包括施工組織設(shè)計等內(nèi)容，在評標分值表中一般占30-40%。
標書的寫作方法
一般招標方在招標文件中都會對投標文件的制作有具體、明確的規(guī)定和說明，最好的做法就是：充分響應(yīng)招標文件的要求并遵守規(guī)定好的格式。按照要求的順序完成投標文件的制作。在此基礎(chǔ)上應(yīng)把寫作的重點放在評分細則的相應(yīng)內(nèi)容上，就此充分表達和說明自身企業(yè)的優(yōu)勢。
另外須注意:由于內(nèi)容較多,所以投標文件的層次一定要清晰，內(nèi)容祥略得當,語言簡練、流暢,并且要留意防止錯別字的出現(xiàn),避免犯低級錯誤.
項目公開招標之后直至開標之前的這段時間 可以說是我們的沖刺階段, 在這個過程中要注意以下幾個方面:
編制投標文件的過程中應(yīng)注意:
1.根據(jù)招標文件的要求 制定投標文件的制作進度計劃 有條不紊的制作投標文件 以免造成投標文件的缺失或?qū)φ袠宋募醋龀鰧嵸|(zhì)性的響應(yīng).另外要仔細研究招標文件,正確理解招標文件的全部內(nèi)容,尤其要注意招標文件中的一些特殊規(guī)定, 如果忽略了這些要求 就有可能導(dǎo)致廢標.
2.針對招標文件中出現(xiàn)的問題,我們要多與業(yè)主或招標代理機構(gòu)聯(lián)系和溝通,如果可以答疑 那就要把在標書制作過程中所遇到的問題匯總,之后以書面形式傳至招標代理機構(gòu)并等待答復(fù).
如果業(yè)主對招標文件中的一些問題做了補充、說明或是答疑, 我們一定要做好充分的準備,以便及時在投標文件中給予明確的響應(yīng).
3.在具體的投標文件編制過程中應(yīng)做到:
1.嚴格規(guī)范
在認真研究并正確理解招標文件的內(nèi)容基礎(chǔ)上,一定要按招標文件的要求編制投標文件(如各種表格形式一定要按招標文件中提供的來編制);不能遺漏或回避招標文件中必須回答的問題;并對招標文件中提出的實質(zhì)性要求和條件做出明確的回答,切忌偏題,并在此基礎(chǔ)上去細化各項條目.
另外,投標文件中使用的計量單位 除招標文件中有特殊要求外 應(yīng)采用法定計量單位. 投標文件按統(tǒng)一格式書寫.例如:正文中 字體統(tǒng)一為宋體,字號統(tǒng)一為小四,段落為1.5倍行距等.
2.統(tǒng)籌考慮
投標文件的內(nèi)容會涉及到技術(shù)、財務(wù)、預(yù)算等各方面的問題, 因此我們會組織相關(guān)部門的人員分頭來編制投標文件,雖然各部分的制作者不同, 但是我們必須確保整個投標文件的內(nèi)容保持一致性和貫徹性.
3.合理設(shè)置文檔
一份完整合格的投標文件 不僅要有詳細的內(nèi)容 也要有封面 目錄 頁眉頁腳等. 且在頁面安排、 標題設(shè)置、 圖表說明的運用上合理得體, 既符合項目的嚴謹性, 又要體現(xiàn)自己的特色.所以在編制投標文件時很有必要在這方面下點功夫.相信一份與眾不同、別具匠心的投標文件肯定會給招標單位留下良好印象的.
4.商務(wù)部分和技術(shù)部分的合成.
商務(wù)部分和技術(shù)部分都編制完成后就要把兩部分合成到一起了,按招標文件中規(guī)定的順序編排好兩部分的內(nèi)容.之后對整體的投標文件進行審核,如發(fā)現(xiàn)問題要及時做出修改或補充.
5.投標報價確定后,就需要按照招標文件的要求簽字、蓋章了.
注意: 招標文件中要求簽字或蓋章的地方應(yīng)格外留意,因為通常來講 如果投標文件中出現(xiàn)了漏章或漏簽 會被視為沒有響應(yīng)招標文件的要求而廢標的.
6.整個投標文件最終確定后由一個非標書制作者檢查、審核,確認無誤后 按照招標文件中規(guī)定的要求密封、裝訂.
這個過程主要包括: 投標文件的印刷、裝訂以及投標文件的最后包裝、密封.
其中:
(1)投標文件的印刷及裝訂
投標文件應(yīng)視招標項目的具體情況決定是否精裝及裝訂的具體方式.
(2)投標文件的包裝和密封
嚴格按照招標文件的要求進行密封，對加蓋印章有要求的，一定要按招標文件要求加蓋有關(guān)印章。有時招標機構(gòu)會規(guī)定投標人的技術(shù)標部分不能有任何標記，并要求投標文件中商務(wù)標部分與技術(shù)部分分別裝訂、分別密封,可能還會規(guī)定技術(shù)標使用的字號、行距、字體、紙張型號等.對招標文件有此要求的，我們在制作、裝訂和密封投標文件時，一定要倍加小心.
注: 如果在遞交投標文件的同時須遞交電子文檔 則應(yīng)注意電子文檔的制作和刻盤,并根據(jù)招標文件中對電子文檔密封格式的要求來制作光盤貼和光盤套.
開標
投標文件制作完畢后,在招標文件規(guī)定的開標時間和地點前去參加投標.開標是標書制作過程中的最后一個環(huán)節(jié),成敗在此一舉 所以對開標這一環(huán)節(jié)也應(yīng)重視起來.
開標時應(yīng)注意的問題:
(1) 注意投標的截止時間。
在招標文件中一般都會對投標的截止時間做出詳細地規(guī)定，所以一定要在規(guī)定的截止時間之前、到指定地點遞交投標文件.另外,參加投標的人員在時間上一定要留有余地，并充分考慮天氣、交通等因素有可能對投標所造成的影響，因為一旦超過規(guī)定的投標截止時間,投標文件將作廢標處理，沒有一點商量的余地.
(2) 攜帶證件以備檢驗。
一是參加投標要注意攜帶招標文件中要求的資質(zhì)或證件的原件；二是隨時準備檢驗.一般情況下是在開標之后、唱標之前，按招標文件要求檢驗資格證明文件，此時，沒有攜帶原件或招標文件規(guī)定的其他有效證明文件的將作廢標處理。委托代理人應(yīng)隨身攜帶身份證等相關(guān)證件,并且在開標過程中不中途退場.注: 如果是資格后審，則證件更要攜帶齊全。